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E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt umstellen müssen
Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Am 1. Januar 2027 folgt der nächste Schritt: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 € Umsatz macht, darf an andere Unternehmen nur noch echte E-Rechnungen schicken – ein PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr. Wir erklären, was gilt, welche Formate zählen und wie die Umstellung ohne Chaos gelingt.
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 – auch Kleinunternehmer.
- Ab 1. Januar 2027 Versandpflicht bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026, ab 2028 für alle.
- Ein PDF ist keine E-Rechnung. Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
- Ausgenommen bleiben unter anderem Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
- E-Rechnungen im Originalformat revisionssicher archivieren – ein Ausdruck genügt nicht.
Grundlagen
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Umgangssprachlich gilt jede Rechnung, die per E-Mail kommt, als „elektronisch“. Das Umsatzsteuergesetz sieht das seit 2025 enger: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich automatisch auslesen und verarbeiten lässt. Ein PDF, ein Scan oder ein Foto der Rechnung sind dagegen „sonstige Rechnungen“ – auch wenn sie per E-Mail verschickt werden.
| Format | Was es ist | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei, ohne Sichtansicht; Standard bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | Ja |
| ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer Profile MINIMUM und BASIC WL) | PDF mit eingebetteter XML-Datei – für Menschen lesbar, für Software auswertbar | Ja, maßgeblich sind die XML-Daten |
| EDI-Verfahren | Direkter Datenaustausch zwischen Systemen, oft im Handel und in der Industrie | Bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig, danach nur, wenn die Daten der Norm entsprechen |
| PDF, Word, Scan | Bilddokument ohne strukturierte Daten | Nein – „sonstige Rechnung“ |
Wichtig bei ZUGFeRD: Weichen Sichtansicht und XML-Daten voneinander ab, zählen die XML-Daten. Ihre Software muss deshalb sicherstellen, dass beide denselben Inhalt haben.
Fristen
Der Zeitplan: wer wann was muss
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist, auch Kleinunternehmer und Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit. |
| 2025 und 2026 | Beim Versand dürfen alle Unternehmen noch Papier- und PDF-Rechnungen verwenden; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch Papier- und PDF-Rechnungen schicken. |
| 1. Januar 2028 | Versandpflicht für alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft. |
| Geplant 2030 | EU-weites Meldesystem für Rechnungsdaten im Rahmen von „VAT in the Digital Age“ (ViDA) – Details stehen noch aus. |
Die 800.000-€-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne des Umsatzsteuergesetzes – für 2027 also auf Ihren Umsatz im Jahr 2026. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte nicht auf den Jahresabschluss warten, sondern sich jetzt auf die Pflicht einstellen.
Ausnahmen
Für wen und wann die Pflicht nicht gilt
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Keine E-Rechnung ist nötig für:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, etwa Tankquittungen oder Bewirtungsbelege.
- Fahrausweise, zum Beispiel Bahntickets.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa viele Vermietungs-, Versicherungs- und Heilbehandlungsleistungen.
- Kleinunternehmer beim Versand ihrer eigenen Rechnungen – empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
Wichtig: Die Anzahl Ihrer Rechnungen spielt keine Rolle. Auch wer nur wenige Rechnungen im Jahr schreibt, ist ab 2028 dabei.
Empfang
E-Rechnungen richtig empfangen
Für den Empfang genügt rechtlich ein E-Mail-Postfach. In der Praxis brauchen Sie aber mehr: Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne passende Software kaum lesbar ist. Bewährt hat sich:
- Ein zentrales Rechnungspostfach, etwa [email protected], das Sie Ihren Lieferanten mitteilen.
- Eine Software, die E-Rechnungen anzeigt, prüft und übernimmt – in der Regel Ihr Buchhaltungsprogramm oder ein Dokumentenmanagement mit automatischer Weiterleitung.
- Eine klare Regel für die Freigabe: Wer prüft Rechnungen sachlich, wer gibt Zahlungen frei?
Ein Sicherheitshinweis am Rande: Rechnungspostfächer sind ein beliebtes Ziel für Betrüger. Gefälschte Rechnungen und angeblich geänderte Bankverbindungen sind eine der häufigsten Maschen im Mittelstand. Wie Sie sich schützen, lesen Sie in unserem Ratgeber zu Fake-Rechnungen und CEO-Fraud.
Versand
E-Rechnungen erstellen und versenden
Die gute Nachricht: Die meisten aktuellen Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können E-Rechnungen bereits erzeugen, etwa sevDesk, lexoffice, DATEV, Sage oder die gängigen ERP-Systeme. Oft ist es nur eine Einstellung. Prüfen Sie dabei:
- Welche Formate Ihre Software ausgibt – XRechnung, ZUGFeRD oder beides.
- Ob Ihre Stammdaten vollständig sind: Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Kontaktdaten und bei Kunden gegebenenfalls deren Bestellnummer oder Leitweg-ID.
- Ob Ihre Kunden ein bestimmtes Format oder einen Übertragungsweg wünschen. Das Gesetz schreibt keinen Weg vor – E-Mail, Portal oder Schnittstelle sind möglich.
Wer Rechnungen bisher in Word oder Excel schreibt, braucht spätestens jetzt ein Rechnungsprogramm. Für kleine Unternehmen gibt es dafür günstige Cloud-Lösungen, die gleich die Archivierung mitbringen.
Archiv
Archivierung nach GoBD
E-Rechnungen müssen Sie im Originalformat aufbewahren – also die XML-Datei beziehungsweise die ZUGFeRD-Datei mit eingebetteten Daten. Ein Ausdruck oder ein reines PDF der Sichtansicht genügt nicht. Die Aufbewahrung muss unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar sein, wie es die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form (GoBD) verlangen. Rechnungen sind seit 2025 in der Regel acht Jahre aufzubewahren.
Achten Sie darauf, dass ein E-Mail-Postfach allein kein Archiv ist. Gelöschte oder verschobene Mails, ein Wechsel des Anbieters oder ein Angriff können Belege vernichten. Sicherer ist ein Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystem mit revisionssicherer Ablage – und ein unabhängiges Backup.
Fahrplan
In sechs Schritten zur E-Rechnung
- Betroffenheit klären: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Versandpflicht ab Januar 2027, sonst ab 2028.
- Empfang prüfen: Können Sie heute eine XRechnung öffnen, prüfen und buchen? Wenn nicht, ist das der erste Schritt.
- Software festlegen: Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm auf E-Rechnung einstellen oder wechseln.
- Stammdaten pflegen: Eigene Angaben und Kundendaten vervollständigen, Formatwünsche großer Kunden abfragen.
- Prozess und Archiv aufsetzen: Zentrales Rechnungspostfach, Freigaberegeln, revisionssichere Ablage und Backup.
- Testen und umstellen: Erste E-Rechnungen an ausgewählte Kunden schicken und Rückmeldungen einholen – lange vor dem Stichtag.
Unser Fazit: Die E-Rechnung ist weniger ein IT-Großprojekt als eine Frage der richtigen Software und eines sauberen Ablaufs. Wer jetzt Empfang, Erstellung und Archiv in einem Programm bündelt, spart am Ende sogar Zeit – weil Rechnungen nicht mehr abgetippt werden müssen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist ein PDF per E-Mail ab 2027 noch erlaubt?
Für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr – sie müssen im B2B-Geschäft ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch PDF-Rechnungen verschicken, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?
Ja, beim Empfang. Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen entgegennehmen und aufbewahren können. Eigene Rechnungen dürfen Kleinunternehmer weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung schreiben.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht und Standard bei öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide sind zulässige E-Rechnungen, sofern die ZUGFeRD-Version 2.0.1 oder neuer ist und nicht die Profile MINIMUM oder BASIC WL verwendet werden.
Gefährdet eine fehlerhafte E-Rechnung den Vorsteuerabzug?
Nicht jeder technische Prüffehler ist umsatzsteuerlich relevant. Nach Auffassung der Finanzverwaltung kommt es darauf an, ob das Format stimmt und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben korrekt sind. Fehlen dagegen Pflichtangaben oder ist das Format unzulässig, liegt keine ordnungsgemäße E-Rechnung vor. Klären Sie Zweifelsfälle mit Ihrer Steuerberatung.
Reicht es, die E-Rechnungen im E-Mail-Postfach zu lassen?
In der Regel nicht. Die GoBD verlangen eine unveränderbare, vollständige und auffindbare Aufbewahrung. Ein normales Postfach erfüllt das meist nicht zuverlässig. Besser ist eine revisionssichere Ablage im Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystem.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.
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Passend dazu: So schützen Sie Ihr Rechnungspostfach und Ihre Belege.